Využití soukromého vozu pro služební účely

Služební Poplatek

Používání auta v podnikání komplikuje život mnoha daňovým poplatníkům. Používání soukromého vozu ve firmě umožňuje zahrnout do nákladů náklady s tím spojené. Aby to však bylo možné, měla by být vedena evidence najetých kilometrů vozidel umožňující zahrnout vynaložené náklady do nákladů, jak to upravuje zákon o daních z příjmů fyzických a právnických osob. Absence evidence znemožňuje zařazení výše uvedených výdajů mezi daňově uznatelné náklady, stejně jako snížení DPH na výstupu o DPH na vstupu.

Evidence najetých kilometrů vozidel

Evidence ujetých kilometrů vozidla je zákonnou formou zjišťování ujetých kilometrů u automobilu, který není dlouhodobým majetkem společnosti a je používán poplatníkem při podnikatelské činnosti. Je třeba připomenout, že v evidenci ujetých kilometrů vozidla lze uvést pouze kilometry ujeté poplatníkem za účelem vyřízení záležitostí souvisejících s provozováním podnikatelské činnosti. Nejprve je třeba mít na paměti čl. 22 sec. 1 zákona o DPPO, který říká, že výdaje musí přímo či nepřímo souviset se zdrojem příjmů. Výdaje na pohonné hmoty používané pro soukromé cesty nelze zdanit. Pro zjištění skutečně ujetých kilometrů automobilu je podnikatel povinen vést na konci každého měsíce evidenci ujetých kilometrů vozidla potvrzenou poplatníkem. Zápisy provedené v evidenci nákladů na provoz vozidla se zapisují měsíčně, ale zúčtovávají se kumulativně.

Výdaje na provoz osobních automobilů jsou limitovány tzv. ujetými kilometry, tj. do daňově uznatelných nákladů je lze zahrnout pouze do výše vyplývající z násobení počtu kilometrů skutečně ujetých kilometrů vozidla za poplatníka. účely a sazbou za jeden kilometr ujetých kilometrů stanovenou ve zvláštních předpisech vydaných příslušným ministrem (Nařízení ministra infrastruktury ze dne 25. března 2002 o podmínkách stanovení a úhrady nákladů na používání osobních automobilů, motocyklů a mopedů ke služebním účelům nevlastní zaměstnavatel) nebo v případě místních jízd - výše měsíčního paušálu.

Limity pro osobní automobil závisí na objemu motoru automobilu a jsou následující:

  • s objemem motoru do 900 cm3 - 0,5214 PLN,
  • se zdvihovým objemem motoru nad 900 cm3 - 0,8358 PLN.

Povinnost vést záznamy se zpravidla vztahuje na:

  1. osobní automobily v soukromém vlastnictví podnikatele (společníka společnosti);
  2. osobní automobily používané na základě smlouvy o výpůjčce, pronájmu nebo leasingu;
  3. osobní automobily v majetku zaměstnanců (pokud jsou tyto automobily používány pro místní jízdu a úhrada není paušální), a to i pro dálkové jízdy v rámci pracovní cesty;
  4. náhradní osobní vozy.

Pouze v některých případech nejsou poplatníci povinni vést evidenci ujetých kilometrů, když:

  1. osobní automobil zaměstnance je využíván při podnikání poplatníka a náklady na provoz tohoto automobilu jsou hrazeny formou paušální částky za místní jízdu;
  2. poplatník používá osobní automobily na základě smlouvy považované za leasingovou smlouvu podle ustanovení zákona o daních z příjmů;
  3. poplatník používá při podnikání nákladní automobil.

Zásady vedení evidence

Zákonodárce uvedl prvky, které by měly být zahrnuty do registru ujetých kilometrů (zákon o PIT – čl. 23 odst. 7):

  1. příjmení a jméno osoby, která vozidlo používá,
  2. její domovská adresa,
  3. Registrační číslo vozidla,
  4. kapacita motoru,
  5. číslo dalšího záznamu,
  6. datum,
  7. účel cesty,
  8. popis trasy (odkud kam),
  9. počet skutečně ujetých kilometrů,
  10. sazba za 1 km ujetých kilometrů,
  11. částku vyplývající z vynásobení počtu skutečně ujetých kilometrů a sazby za 1 km ujetých kilometrů,
  12. podpis poplatníka (zaměstnavatele) a jeho údaje.

Evidenci je povinen vést ten, kdo vozidlo používá a zaměstnavatel by měl vždy na konci měsíce potvrdit stav najetých kilometrů vozidla vyplývající z evidence. Každé auto zapůjčené pro služební účely by mělo mít samostatný a aktuální záznam o ujetých kilometrech (po každé jízdě).

Při dokládání vynaložených výdajů je třeba pamatovat na to, že tyto doklady obsahují všechny zákonem požadované údaje. Důležité je, že od začátku roku 2013 již podnikatelé nemusí uvádět registrační značky vozidel na fakturách za pohonné hmoty či jiné provozní výdaje. Ve společnostech, kde se používá více než jedno auto, se však vyplatí zajistit, aby takové informace byly na dokladu uvedeny. V účetní praxi to zvládnete i sami a díky tomu lze fakturu bez pochybností přiřadit k příslušnému vozu.

Náklady zahrnují výdaje jako:

  1. nákup paliva,
  2. poplatky za parkování a dálniční známky,
  3. pojistné na auto (OC, AC),
  4. opravy a náhradní díly,
  5. inspekce a údržba.

Na druhou stranu výdaje na vylepšení vozu nejsou daňově uznatelným nákladem, protože nesouvisí s jeho každodenním provozem. Příkladem jsou náklady na instalaci plynoinstalace nebo navigačního zařízení.

Kilometry i pro dlouhodobý majetek

V prosinci 2013 Rada Evropské unie svým rozhodnutím umožnila Polsku uplatňovat omezení odpočtu DPH v oblasti nákupu a zúčtování výdajů v oblasti motorových vozidel. Podle novelizovaných předpisů, které vstoupí v platnost 1. dubna 2014, se může ukázat, že evidence najetých kilometrů bude nutná i u automobilu, který je dlouhodobým majetkem.

Jak je tohle možné? Uvedené rozhodnutí umožňuje zavést omezení nároku na odpočet DPH na 50 % při nákupu, intrakomunitárním pořízení, dovozu, pronájmu nebo leasingu motorových silničních vozidel, jakož i DPH účtované z výdajů souvisejících s tato vozidla, pokud vozidlo není používáno výhradně k podnikatelským účelům. V situaci, kdy bude použit pouze pro účely společnosti, však může být z uvedených operací odpočet DPH v plné výši.

Začněte bezplatnou 30denní zkušební dobu bez jakýchkoliv podmínek!

Problém však nastává v otázce prokázání, že vozidlo, které je dlouhodobým majetkem, je skutečně využíváno pouze ve firmě. Zákonodárce upřesnil, že motorová vozidla ve společnosti se za takové vozidlo považují, pokud:

  • způsob užívání těchto vozidel poplatníkem, zejména tak, jak je uvedeno v pravidlech jejich použití, dodatečně potvrzené evidencí ujetých kilometrů vozidla vedenou poplatníkem pro tato vozidla, vylučuje jejich použití pro účely nesouvisející s podnikatelskou činností, popř.
  • konstrukce těchto vozidel vylučuje jejich použití pro nepodnikatelské účely nebo činí jejich nepodnikatelské použití irelevantní.“

Jako výjimku z povinnosti najetých kilometrů zákonodárce uvádí tato vozidla:

  • určené výhradně k dalšímu prodeji, prodeji nebo pronájmu, pronájmu nebo leasingu;
  • u kterých poplatník uplatňuje částečný odpočet ve výši 50 %, tedy slouží nejen k podnikání;
  • u kterých nevzniká nárok na odpočet DPH ze souvisejících výdajů, tedy automobilů, které jsou používány pro účely činností osvobozených od DPH.

Podnikateli tedy, jak vyplývá z výše uvedeného, ​​vznikne právo na odpočet až 100 % DPH při nákupu osobního automobilu a také výdajů vynaložených na jeho provoz (od 1. července 2015 i na pohonné hmoty). Aby však bylo možné takové privilegium využít, bude nutné vést velmi podrobné záznamy o ujetých kilometrech vozidel. V případě neexistence takového dokladu se na poplatníka bude vztahovat omezení, v rámci kterého si bude moci od 1. dubna 2014 odečíst 50 % DPH z nákupu osobního automobilu a výdajů na jeho provoz. Od 1. července 2015 bude také možné odečíst 50% DPH z výdajů na pohonné hmoty.

Náklady na pojištění vozidla jako výdaje

Provozní náklady zahrnují i ​​náklady na pojištění. V případě osobních automobilů platí pravidlo, že výše příspěvku, který lze zařadit do daňově uznatelných nákladů, je stanovena sazbou 20 000 EUR. Podnikatelé, kteří jsou fyzickými osobami, převádějí euro na PLN podle prodejního kurzu cizích měn vyhlášeného Polskou národní bankou ke dni uzavření pojistné smlouvy, právnické osoby berou v úvahu průměrný kurz eura ke dni uzavření pojistné smlouvy. smlouva. U auta zúčtovaného v evidenci ujetých kilometrů to znamená, že podnikatel zohledňuje dva limity, nejprve 20 000 eur, poté „ujeté kilometry“.

Výdaje za používání osobního automobilu nezapsaného v evidenci dlouhodobého majetku zapisovat do sloupce 13 daňové knihy výnosů a nákladů po skončení daného měsíce na základě měsíčního výkazu vynaložených výdajů, vyplývajícího z faktur obsahující registrační značku tohoto vozidla.

Seznam provozních nákladů motorového vozidla standardně obsahuje:

  • pořadové číslo záznamu,
  • číslo nákupního dokladu,
  • datum nákupního dokladu,
  • specifikace druhu vynaložených výdajů, např. nákup pohonných hmot, nákup dílů, platba pojištění vozidla, platba za službu,
  • hodnota vynaloženého výdaje - při stanovení hodnoty vynaložené daně je třeba si uvědomit, že v závislosti na kategorii výdajů poplatník uzná hrubé nebo čisté částky.

Výdaje spojené s používáním vozu by měly být časově rozlišovány kumulativně od začátku roku. Na konci zúčtovacího období je pro stanovení limitu výdajů, které mají být uznány jako daňově uznatelné náklady, porovnány dvě částky: částka narůstající od začátku roku vyplývající z násobení počtu zadaných kilometrů v registru ujetých kilometrů a sazba za jeden kilometr a částka narůstající od počátku roku vyplývající ze souhrnu faktur a vyúčtování dokládajících skutečné výdaje za používání vozu. Součet výdajů za dané období, částečně přesahující limit vyplývající z evidence ujetých kilometrů za stejné období, nebude v tomto období daňově uznatelným nákladem. Lze je zahrnout do nákladů v následujících měsících roku, pokud to limit ujetých kilometrů umožňuje. Podnikatelé nemohou převést překročení limitu ujetých kilometrů v daném roce do dalšího daňového roku. Konec roku znamená také ukončení evidence ujetých kilometrů vozidla za daný rok. Záznamy by měly být znovu zavedeny v příštím roce.