Obchodní cesta majitele firmy do zahraničí

Webová Stránka

Při podnikání je třeba počítat s tím, že jako majitel společnosti budeme povinni ji zastupovat jak v tuzemsku, tak v zahraničí. Podnikatel může náklady související se zahraniční pracovní cestou považovat za daňově uznatelné náklady. Tento článek odpoví, co to delegace vlastně je a jak správně zaúčtovat zahraniční pracovní cestu majitele firmy.

Zahraniční služební cesta

Zahraniční pracovní cesta je pracovní cesta související s tematickým charakterem vykonávané práce v jiné zemi, než ve které má společnost sídlo.

Jaké výdaje lze zaúčtovat v rámci zahraniční pracovní cesty podnikatele?

Diety

Náhrady účtované podnikateli za zahraniční pracovní cestu jsou zpravidla daňově uznatelným nákladem. Je však třeba pamatovat na ustanovení vyplývající z čl. 23 sec. 1 bod 52 zákona o daních z příjmů fyzických osob, které přesně specifikují, že za daňově uznatelné náklady se nepovažuje hodnota náhrad na pracovní cesty pro podnikatele a osoby s nimi spolupracující - zčásti přesahující výši náhrad připadajících na zaměstnance, upřesněné ve zvláštních předpisech vydaných příslušným ministrem. Ustanoveními uvedenými v tomto článku zákona o DPZ je třeba rozumět nařízení ministra práce a sociálních věcí ze dne 19. prosince 2002 o výši a podmínkách pro stanovení částek náležejících zaměstnanci v pracovním poměru k rozpočtové jednotce státu nebo územní samosprávy. pro zahraniční pracovní cestu a nařízení ministra práce a sociálních věcí ze dne 19. prosince 2002 o výši a podmínkách pro stanovení částek, které přísluší zaměstnanci v pracovním poměru k rozpočtovému útvaru státu nebo územního samosprávného celku při pracovní cestě na území České republiky. země.

Dieta je určena k pokrytí nákladů na jídlo a dalších drobných výdajů. Jeho výše za den cesty v jednotlivých zemích je uvedena v příloze nařízení.

Zde jsou některé diety:

Země

Měna

Dietní množství

Rakousko

eur

52

Bělorusko

eur

42

Česká republika

eur

41

Dánsko

DKK

406

Francie

eur

50

Řecko

eur

48

Litva

eur

39

Německo

eur

49

Rusko

eur

48

Slovensko

eur

43

USA

americký dolar

59

Ukrajina

eur

41

Maďarsko

eur

44

Velká Británie

GBP

35

Pravidla používaná při výpočtu diety zahraniční pracovní cesty:

  1. strava v plném množství na každý den,
  2. za neúplný den:
    • do 8 hodin - 1/3 příspěvku,
    • nad 8 až 12 hodin - přiznává se 1/2 příspěvku,
    • více než 12 hodin - plná dotace.

Pravidla pro výpočet národní stravy:

1. Pokud cesta netrvá déle než jeden den a činí:

    • od 8 do 12 hodin - vyplácí se polovina příspěvku,
    • více než 12 hodin - plná dotace;

2. Pokud cesta trvá déle než jeden den, náleží plná strava za každý den, za neúplný:

    • do 8 hodin - vyplácí se polovina příspěvku,
    • nad 8 hodin - platí se strava v plné výši.

Od 1. března 2013 je výše národního příspěvku 30 PLN za den cesty.

Začněte bezplatnou 30denní zkušební dobu bez jakýchkoliv podmínek!

Doprava

Automobil, který je dlouhodobým majetkem společnosti

Pokud podnikatel podnikne zahraniční pracovní cestu služebním vozidlem, pak do nákladů na delegaci mohou být zahrnuty nakoupené PHM, dálniční známky, parkovací lístky apod. Nákup PHM lze doložit účtenkou, ale pouze mimo území Polska . Poté by měl obsahovat údaje jako: množství, jednotkovou cenu, hodnotu nákupu, datum a razítko (označení) jednotky, která účtenku vystavuje. Její obsah musí plátce daně dodatečně vyplnit na rubu účtenky a uvést své jméno (název závodu), adresu a druh (název) nakupovaného zboží.

Soukromé auto

Když majitel firmy jede na zahraniční pracovní cestu soukromým automobilem, pak by výdaje související s jejím provozem v tomto období měly být zaúčtovány v evidenci ujetých kilometrů vozidla - tzv. kilometrů.

Jiné dopravní prostředky

Na druhou stranu, když podnikatel cestuje letadlem, taxíkem, autobusem nebo vlakem během delegace, je vyžadována faktura nebo účet, aby byl náklad uznán v nákladech.

Pokud cestujete mimo Polsko jiným dopravním prostředkem, je třeba věnovat zvláštní pozornost skutečnosti, že některé jízdenky jsou považovány za faktury. Tato skutečnost vyplývá z par. 3 bod 4 nařízení ministra financí ze dne 3. prosince 2013 o fakturaci. Aby však byly považovány za takové, musí obsahovat následující údaje:

  • číslo a datum vydání,
  • jméno a příjmení nebo název poplatníka,
  • číslo, kterým je plátce daně identifikován,
  • informace umožňující identifikaci druhu služby,
  • částka daně,
  • celková pohledávka;

Zde je třeba připomenout, že toto ustanovení se vztahuje pouze na polské jízdenky.

Ubytování

V případě pracovní cesty nemohou podnikatelé zúčtovat paušál za ubytování, protože se týká pouze delegací zaměstnanců. V takové situaci musí nákup hotelových služeb doložit fakturami.

Vezměte prosím na vědomí, že podle čl. 88 sec. 4 zákona o dani ze zboží a služeb tento druh služeb nemá nárok na odpočet DPH. Daňovým nákladem je hrubá částka na faktuře.

Stravování

Náklady na stravování majitele firmy při zahraniční pracovní cestě nepodléhají zúčtování v rámci pracovní cesty. Na jejich pokrytí se udělují diety, což vyplývá z § 4 odst. 1 písm. 1 předpisu o pracovních cestách. Jejich výše – jak již bylo zmíněno – závisí na zemi, do které se pracovní cesta uskutečnila.

Jak a v jaké sazbě vypočítat výdaje a náhrady za zahraniční cestu?

Výdaje

Výdaje vzniklé v zahraničí by měly být přepočteny průměrným směnným kurzem NBP vyhlášeným poslední pracovní den předcházející dni, kdy náklady vznikly. Datum, kdy výdaj vznikl, je datum na dokladu potvrzujícím výdaj. Povinnost použít průměrný směnný kurz Polské národní banky vyplývá z čl. 11a odstavec. 2 zákona o daních z příjmů fyzických osob. Výdaje vzniklé v rámci zahraniční pracovní cesty lze přepočítat i podle průměrného kurzu Polské národní banky ke dni předcházejícímu vyúčtování pracovní cesty. Volba způsobu zúčtování zahraničních výdajů je tedy na poplatníkovi.

Diety

Měly by být také přepočteny průměrným směnným kurzem NBP vyhlášeným poslední pracovní den předcházející dni, kdy náklady vznikly. V tomto případě je dnem vzniku nákladů den vyúčtování zahraniční pracovní cesty.

Jak určit délku zahraniční pracovní cesty?

Jak vyplývá z § 3 nařízení o zahraničních pracovních cestách, způsob určení doby zahraniční delegace závisí na druhu dopravního prostředku, který podnikatel použije:

  • pozemní cesty - doba pobytu trvá od okamžiku překročení polských hranic na cestě do cílové země až do okamžiku překročení polských hranic při zpáteční cestě;
  • cestování letadlem - od okamžiku vzletu letadla z posledního letiště v Polsku do přistání na prvním vnitrostátním (polském) letišti;
  • námořní plavba - od okamžiku, kdy trajekt opustí domácí přístav, dokud loď vpluje do přístavu na cestě zpět.

Začněte bezplatnou 30denní zkušební dobu bez jakýchkoliv podmínek!

Zahraniční pracovní cesta v KPiR - jak se vypořádat?

Podle Čl. 13 vysvětlivky k daňové knize příjmů a výdajů, sloupec 13 je určen k zachycení „(...) zápisů o nákladech na pracovní cestu včetně náhrad pro vlastníka a jeho společníky, vyúčtování pracovní cesty. K vyúčtování by měly být přiloženy doklady (faktury) potvrzující jednotlivé výdaje."

Nejlépe je tedy vystavit příkaz k pracovní cestě, kde zapíšete všechny vzniklé výdaje a náhrady a určíte částku, která se má zahrnout do účetního dokladu, na základě kterého se náklady na zahraniční pracovní cestu zapisují do KPiR. .

Vyplnění části DOPORUČENÍ NÁKLADŮ by mělo začít zadáním cest - odkud, kam, čas odjezdu, čas příjezdu a druh dopravního prostředku. V případě služebního vozu se pole nákladů nevyplňuje. Při nákupu autobusových nebo leteckých jízdenek apod. prosím uveďte třídu a typ jízdenky (zdarma, zlevněná, normální). V případě cesty soukromým automobilem by měl být uveden i počet ujetých km a sazba za 1 km (dle ceníku Ministerstva financí).

Dále jsou doplněny následující položky:

  1. Zdokumentované dojíždění.
  2. Diety - vypočtené a vypočtené podle bodů 2.1, 3.2 a 4. V případě cesty firemním nebo soukromým automobilem jedoucím na hranici z města, odkud podnikatel odjíždí, lze vypočítat národní příspěvky.
  3. Ubytování dle účtenek - 2.3.
  4. Ostatní výdaje dle příloh, např. záznamy o ujetých kilometrech vozidla, účtenky za PHM.

K vystavené objednávce pracovní cesty by měly být přiloženy všechny doklady potvrzující náklady v ní zahrnuté.

Dalším krokem je vypracování interního dokumentu, jehož obsahem by mělo být „vyúčtování pracovní cesty“. Částka, na kterou se bude počítat, vyplývá z formuláře objednávky odjezdu. Nakonec by měl být hotový DW zahrnut do sloupce 13 knihy výnosů a nákladů – ostatní výdaje.

Příklad 1

Pan Wiktor Przedsiębiorczy, majitel servisní společnosti se sídlem ve Varšavě na ul. Długa, odjel na služební cestu do Německa. Vyrazil 30. července 2017 v hodin V 9:30 překročil státní hranici v 13:45. Účelem cesty bylo navázat spolupráci s dodavateli z několika měst nacházejících se v Německu. Do zahraničí vycestoval do 5. srpna 2017 - v hodin 14:45 překročil státní hranice a v hod 19:40 dorazil do podniku. Dne 6. srpna 2017 tuto delegaci vyúčtoval.

Výdaje pana Wiktora:

  1. hotelová faktura 800 EUR
  2. faktura za palivo - 156 PLN od 30. 7. 2017
  3. faktura za pohonné hmoty - 35 EUR od 1.8.2017
  4. faktura za oběd - 18 EUR od 3.8.2017
  5. účtenka PHM - 15 EUR od 04.08.2017
  6. účtenka za parkování - 2 EUR od 05.08.2017
  7. faktura za večeři - 78 PLN od 5. července 2017

VYŘÁDÁNÍ DELEGACE:

NÁRODNÍ:

diety:

  • 30. července 2017 od 9:30 do 13:45 - 4 hodiny 15 minut
  • 5. srpna 2017 od 14:45 do 19:45 - 6 hodin

Délka vnitrostátní cesty je: 10 hodin. 15 minut, to znamená, že pan Wiktor dostane ½ národního příspěvku, tj. 15 PLN.

ZAHRANIČNÍ, CIZÍ:

diety:

  • od 30. července 2017 od od 13:45 do 5. srpna 2017 do hodin 14: 45- 6 dní a 1 hodina, což je 6 a půl diety

Pan Wiktor má nárok na denní dávku: 6⅓ x 49 EUR = 310 EUR

Protože – jak je uvedeno v bodě 3.2. tohoto článku - povolenky by měly být rovněž přepočteny průměrným směnným kurzem NBP vyhlášeným poslední pracovní den předcházející dni, kdy náklady vznikly. Dnem vzniku nákladů je den návratu ze zahraniční pracovní cesty, tj. 4. 8. 2017 (neděle). Protože není poslední den, měl by být uplatněn kurz 2. srpna 2017 (3. srpna 2017 je svátek).

  • průměrný směnný kurz EUR k 2. srpnu 2017 - 4,2558 PLN
  • 310 EUR x 4,2558 PLN = 1 319,30 PLN – zahraniční dieta

Faktury:

  • hotelová faktura 800 EUR ze dne 05.08.2017
    • 2. srpna 2017 1 EUR = 4,2558 PLN
    • 800 EUR x 4,2558 PLN = 3 404,64 PLN
  • faktura za palivo - 156 PLN od 30. 7. 2017
  • faktura za pohonné hmoty - 35 EUR od 01.08.2017
    • 31. 7. 2017 1 EUR = 4,2427 PLN
    • 35 EUR x 4,2427 PLN = 148,5 PLN
  • faktura za oběd - 18 EUR od 3. 8. 2017 - NKUP
  • účtenka PHM - 15 EUR od 04.08.2017
    • 2. srpna 2017 1 EUR = 4,2558 PLN
    • 15 EUR x 4,2558 PLN = 63,84 PLN
  • účtenka za parkování - 2 EUR od 05.08.2017
    • 2. srpna 2017 1 EUR = 4,2558 PLN
    • 2 EUR x 4,2558 PLN = 8,51 PLN
  • faktura za večeři - 78 PLN od 07.05.2017 - NKUP
Důležité!
Výše uvedené výdaje lze uhradit i kurzem ke dni předcházejícímu vyúčtování pracovní cesty. Diety i výdaje vzniklé při zahraniční cestě lze vypořádat po jednom společném kurzu, tedy v průměru NBP ode dne předcházejícího vyřízení delegace.

Souhrn:

  • Doložená dojíždění (palivo pro služební vozidlo): 156 + 148,5 + 63,84 = 368,34 PLN
  • Diety: domácí strava + zahraniční strava = 15 + 1 319,30 = 1 334,30 PLN
  • Ubytování dle faktur: 3 404,64 PLN
  • Ostatní výdaje podle příloh: 8,51 PLN

Faktury za večeři nelze odečíst z DPH.